【2021年版】Web会議におすすめのツールをご紹介!

コロナ禍になり、Web会議を使う機会が増えたという方も多いのではないでしょうか。Web会議は、接触を避けられたり、移動費などが削減できたりといったメリットがあります。

最近では、IT化やテレワークの流れを受け、Web会議の導入を検討する企業が増えています。

そこで今回は、Web会議おすすめツールや選ぶ際のポイント、Web会議のメリットとデメリットなどをご紹介します。

Web会議とは?

Web会議は、インターネットを通して遠隔地や自宅にいる相手と会議を行えるツールです。通常の会議と同じように、リアルタイムで音声や動画、資料の共有などができます。

最近では、面接や社内会議、商談のような少人数の集まりから、セミナーや会社説明会のような大人数の集まりなど、幅広いシーンで使われています。

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Web会議おすすめツール5選

次に、Web会議おすすめツールを見ていきましょう。

Zoom

Zoomは、アメリカの企業が提供するWeb会議ツールです。近年では、テレワークやリモートワークの需要から、急激にシェアを伸ばしています。

そんなzoomは、URLを共有するだけでWeb会議ができ、端末や回線状況を見ながら通信を最適化するので安定しているといった特徴があります。また、Web会議の動画や音声をクラウドに記録することができたり、バーチャル背景に変えたりすることも可能です。

Teams

Teamsは、Microsoft社が運営するOffice365のチームコラボレーションサービスです。

そんなTeamsは、最大で10,000人の大規模なライブイベントができます。キーボード入力音などのリアルタイムノイズ抑制や高度なセキュリティ機能を持ちます。

また、TeamsはWordやExcelなどOffice製品とシームレスな連携が取れます。共同編集もできるのが特徴です。

Google meets

Google meetsは、Googleハングアウトのビジネス版であり、Gsuiteに一つのツールとして提供されているWeb会議ツールです。

Google meetsは、100人以上の同時接続が可能で、Webはもちろん、AndroidやiOSで対応しています。また、Googleによる高度なセキュリティも特徴的です。

Skype

Skypeは、テキストでのチャットや音声通話、ビデオ通話が行えるMicrosoft社が運用するツールです。その特徴は、無料でいろいろな機能が利用できる点です。

有料のサービスもあるのですが、基本的な機能はほとんど無料です。

Chatwork

Chatworkは、日本が生んだビジネスチャットツールです。ビデオ通話に対応しており、離れた場所の従業員やクライアントともビデオ通話で簡単に会話できます。

そんなChatworkは、国産のチャットツールであることやタスク管理・ファイル共有などが可能な点が主な特徴です。

Web会議ツールを選ぶポイント

では、数多くのWeb会議ツールの中から自分に合ったものを選ぶには、何をポイントにすればよいのでしょうか。Web会議ツールを選ぶポイントを見ていきましょう。

セキュリティ面が万全か

Web会議はインターネット環境を通じて行う会議なので、セキュリティ面が万全でないと情報漏洩などのリスクがあります。

会議では個人情報や会社の機密情報などを扱う可能性があるので、どんなセキュリティ対策が取られているシステムなのかをしっかり確認することが大切です。

同時接続できる人数

Web会議を何人で行うかは、仕様の用途や会社の規模などにより異なります。Web会議ツールを使ってセミナーや研修を行う場合もあるので、使用用途によっては、同時に接続出来る人数が多くなければならないケースもあるのです。

安定した接続ができるか

音声や動画が途切れてしまうことがあると、会議ではストレスに感じるでしょう。Web会議では情報の伝達ミスが重大なトラブルにつながることもあります。

そのため、どんなインターネット環境でも安定した接続ができることは大切なポイントです。

Web会議のメリット・デメリット

最後に、Web会議のメリットとデメリットを見ていきましょう。

メリット

■移動時間や交通費の削減

Web会議はどんな場所からでも会議に参加できるので、会議の参加者が一つの場所に集まる必要がありません。地方にある支社から本社に参加者が集まるような大きな規模の会議では、移動時間や交通費の削減につながります。

■会議の資料準備が簡単にできる

Web会議ツールには、資料や画面共有の機能が搭載されているので、人数分の資料を紙に印刷してセッティングするような準備の必要がありません。

■低コストで運用可能

クラウド型Web会議ツールの場合は、月額数千円程度で利用できるものが多く、無料プランが用意された製品もあるのです。

■いろいろな働き方が実現する

Web会議は場所を問わないため、出張や営業などで遠方にいる場合や、テレワークにも対応できるというメリットがあります。

デメリット

■通信状況に左右される

Web会議は接続するためにインターネット回線が必須となるので、通信環境が整っていないと会議ができません。通信状況に左右されるといった点はWeb会議のデメリットと言えるでしょう。

■雰囲気や表情が読み取りにくい

会議で直接会って話すよりも、Web会議では相手の表情や声、雰囲気などが読み取りにくいと感じる場合があります。

そんなデメリットを回避するためには、高画質のカメラを使い、カメラを置く位置や話し方なども工夫すると良いでしょう。

■大人数の会議には向かない

Web会議は、多くの人数が同時接続できるものもありますが、基本的には大人数の会議は不向きです。

しかし、500人まで対応しているWeb会議ツールなどもあるので、いろいろなツールを比較して目的に合ったものを選ぶと良いでしょう。

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まとめ

おすすめのWeb会議ツールやWeb会議ツールを選ぶ大事なポイント、メリットとデメリットなどについて詳しく知ることはできましたか?

テレワークにも便利なWeb会議はたくさんのメリットもありますが、Web会議ならではのデメリットもあるので注意が必要です。

Web会議ツールの導入に失敗しないためには、今までかかっていたコストや、Web会議ツールを導入した結果、削減できるコストを比べると、費用対効果を確認出来て良いでしょう。

ぜひ、各ツールの詳細をしっかり比較し、目的や参加人数に合ったWeb会議ツールを選んでくださいね。

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