【フリーランスエンジニア】請求書の記載項目・作成時の注意点を解説

フリーランスエンジニアとして働き始めると、様々な手続きなど会社員時代にはする機会のなかった対応が必要になります。

請求書の作成もそのひとつですね。

フリーランスエンジニアになりたての方の中には、経験や知識が少なく、請求書の作成に戸惑っているという方もいらっしゃるのではないでしょうか。

今回はそんな方に向けて、請求書に必要な記載事項や注意点についてご紹介します。

【フリーランスエンジニア必見】「請求書」とは？

そもそも請求書は仕事への報酬を請求するための書類で、報酬をしっかりと受け取るために、取引を証明する役割を担っています。

請求には、1ヶ月単位での請求となる「掛売方式」と取引発生の度に請求する「都度方式」の2つの方法がありますね。

継続的な取引の場合などは、基本的に「掛売方式」で月に1度請求書を発行することになるでしょう。

発行自体が法的な義務となっているわけではありませんが、報酬の支払いに関してトラブルが起きることを防ぐために重要なものです。

また、確定申告を行わなければならないフリーランスにとっては請求書を発行することで、帳簿の管理にも役立ちます。

では、実際に請求書が必要となるのはどのような場面なのでしょうか。

請求書が必要となる場面

請求書が必要なのは、ざっくり分けると「請求するとき」と「請求されるとき」の2つの場面になります。

フリーランスとしては、業務委託契約を結んだ企業に業務の報酬を明確に請求するという場面で特に重要になるでしょう。

しかし、請求される側としても請求書は必要です。

フリーランスとして業務範囲が広がれば、他のエンジニアやデザイナーに一部を委託するということも起こってくるでしょう。

請求書が無ければ報酬支払いの証拠がなく、架空の経費を計上したとみなされ、税務署から追徴課税を請求される事態になりかねません。

そのため、そういった際は委託先に請求書を用意してもらうことが必要になります。

フリーランスエンジニアが請求書に記載すべき項目8選

実は請求書の書式には明確な決まりはなく、請求書発行者側が自由に設定できるものになっています。

しかし、基本的には国税庁から推奨されている記載項目に加えて、トラブルを避けるためにより詳しい項目を記載しておくのが良いでしょう。

フリーランスエンジニアが請求書に記載すべき項目は、以下の8つになります。

（1）発行者氏名・名称

まずは、発行者である自身の氏名を記載します。

合わせて住所や連絡先などの情報も記載するのが一般的ですね。

屋号があるという方は、氏名ではなく屋号の記載でも問題ありません。

屋号を取得していることはクライアントからの信頼にもつながるでしょう。

義務ではありませんが、リスクを減らしたい方は押印しておくことをおすすめします。

また、インボイス制度の導入にあたって、適格請求書の場合は適格請求書発行事業者番号の記載も必要になります。

（2）請求先

請求先となる企業や個人の名称も宛名として記載します。

部署や担当者の個人名が分かっている場合には、合わせて記載しておきましょう。 

（3）取引年月日

請求の取引年月日の記載も必要です。

これは、取引先によっても記載するべき日が異なってきますので注意しましょう。

基本的にフリーランス同士など個人宛への請求となる場合には、請求書の発行日の記載で問題ありません。

しかし、企業宛の請求の場合にはその企業の締め日を記載する場合もあります。

どちらにするかはもちろん、締め日自体も企業によって異なりますので、必ず事前に確認するようにしましょう。

（4）取引内容

どのような業務に対する支払いかを記載する「品目」、その品目の「数量」、その業務の「単価」といった具体的な取引内容も正確に書いておきます。

品目が複数となる場合には、通し番号を品番として振っておきましょう。

フリーランスエンジニアの場合では有形の成果物など個数を数えられるものではなくサービスの提供であることが多いため、サービスごとにひとつの品目としましょう。

工程ごとに単価を分ける場合などもあるので、事前の契約や取引先への確認に基づいて記載が必要です。

（5）取引金額（税込）

取引内容から計算した小計から、それをもとに計算した消費税額などを含めた最終的な取引金額を明記します。

自身が免税事業者である場合も、納付義務を免除する制度であるため請求することには問題はありません。

税抜きの金額と消費税額を分けて記載しておきましょう。

振込手数料はどちらが負担するかということも、同時に記載しておく必要があります。

（6）支払い期日

支払い期日は、契約時の取り決めはもちろん、支払い漏れなどのトラブルを防止するためにきちんと取引先への確認を行ってから記載しましょう。

取引先のスケジュール的な都合や連休などの金融機関の停止時期といった、調整しなければならない要件も多くあります。

（7）振込先情報

振込先となる金融機関の名称と支店名、口座番号や口座の名義といった情報も忘れずに記載が必要です。

フリガナをふっておくと、取引先への配慮となりますね。

確定申告で必要となる帳簿や収支管理に影響が出ないよう、口座はプライベートで利用しているものと分けておくことをおすすめします。

（8）その他情報

支払いが分割になるといったケースなど、支払いに関して特殊な条件が発生する場合には備考欄に別途記載しておきましょう。

また、悩む方が多いのが源泉徴収額についてです。

基本的には、エンジニア業務は源泉徴収の対象となりません。

しかし、デザインを含む業務など対象となる業務を行った場合には源泉徴収の対象となることもありますので、取引先にも確認した上で源泉徴収額を合わせて記載することが必要になります。

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フリーランスエンジニアが請求書を作成するときの注意点

請求書を作成する上で記載事項の漏れがないかはもちろん、細かな注意点もあります。

◯宛先の記載について  

宛先となる取引先の名称には、企業のみの場合や部署名を含める場合などには「御中」、個人名を合わせて記載する場合には「様」を最後に表記しましょう。

「御中」と「様」を併記することはありませんので注意してください。

そもそも宛名を個人などどこにすればよいかも事前に確認が必要ですね。

◯押印の必要有無について 

請求書自体、作成が義務ではないため押印の有無も法律上は問題ありません。

しかし、トラブルを避けるために企業によっては押印を義務としているところもあります。

PDFでの送付にも押印が必要か、電子印鑑の使用は可能かなど、事前に取引先企業に確認しましょう。

◯請求書番号の記載について

例えば取引先ごとの番号と発行順でコードを割り振るなど、請求書ごとに請求書番号を記載しておくのもおすすめです。

取引内容の確認が必要になったり、再発行を依頼されたりといった際に、後に探しやすくなるというメリットがあります。

請求書の作成方法

請求書の作成自体には、ExcelやGoogleスプレッドシートなどを利用できます。

一から作るには時間もかかりますので、無料のテンプレートを活用すると効率的に作成できるでしょう。

まずは、どのようなフォーマット・項目で請求書を作成すれば良いのかを取引先と相談し、それに合った適切な請求書テンプレートを活用して請求書の作成を進めましょう。

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まとめ

今回の記事では、フリーランスエンジニアに必須の請求書作成について、必要な記載事項などをご紹介しました。

トラブルなく報酬の受け取りを行うために、請求書は欠かせないものとなります。

この記事を参考に項目などを理解したら、無料のテンプレートを活用してひな形を作っておくと良いでしょう。