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ドキュメント作成は苦手な人が多い?資料の種類をまとめてみた!

ドキュメント作成が苦手という方は、意外と少なくありません。ドキュメント作成に手間取ったり時間がかかったりしてしまうと、ほかの業務に支障が出ることもあるでしょう。

できるだけ早くドキュメント作成を仕上げて、効率的に仕事を進めていきたいものですよね。ドキュメント作成にはいくつかのコツがあり、それを覚えてしまえば短時間でドキュメントを作れるようになるでしょう。

そこで今回は、ドキュメント作成のコツや資料の種類などをご紹介します。効率よくドキュメント作成を進めたい方は、ぜひ参考にしてくださいね。

ドキュメント作成は苦手な人が多い…

社会人になると、どんなに苦手な業務でも、やらなければならない場面が発生することがあります。会社にもよりますが、若手でも、スライド作成やデータ収集・分析などを任せられることがあるでしょう。

特に、若手はドキュメント作成を任せられることが多いです。

システムエンジニアの場合は、設計書や要件定義書、機能仕様書、取扱説明書などのドキュメントを作成する機会が少なくありません。

しかし、ドキュメントを作成するのが苦手という方は多いものです。ドキュメントは、自分が書きたいことをそのまま書いていくと、読みにくくなってしまいます。誰かに読んでもらうことを意識し、読む人が理解でき、そこから必要な情報を得ることができる書き方を意識しましょう。

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ドキュメントの種類とは?

次に、ドキュメントの種類を見ていきましょう。

ここでは、システム開発で使用するドキュメントの種類をご紹介します。

提案依頼書(RFP)

提案依頼書は、システム開発検討時にクライアント側から提出されるものです。クライアントが開発を請け負う会社に対して、開発依頼するシステムの要件について明文化したものを指します。

目的、予算、納期、運用等など5W1Hを意識しながら明記するのが基本です。

基本設計書

基本設計書は、要件定義をもとに具体的な画面のレイアウトや入出力する帳票フォーマットや管理項目、実装したい機能などを使うシーンと、運用するシーンを想定しながら設計していきます。

要件定義書

要件定義書は、見積前または概算見積後に作成するドキュメントです。RFPの内容とクライアントの要望を聞き、システムエンジニアが作成します。

業務をシステム化する目的と要求、課題内容を整理し、実現するための方法や作成する機能、見積もりなどを提示します。

詳細設計書

詳細設計書はシステムの大枠を作った基本設計の内容を細分化し、その処理内容をプログラム化しやすい方法でまとめたものを指します。

基本はシステム会社の内部的なドキュメントになるので、クライアントでのレビューではないのです。

単体テスト仕様書・成績書

一つ一つのプログラムを単体で動かして、共働を検証するためにテスト項目を記載したものを仕様書と指します。また、成績書は実際に結合テストを実行した際に記入するドキュメントです。

結合テスト仕様書・成績書

結合テスト仕様書は、それぞれのプログラムをつなぎ合わせて、一つの機能として正しく動作するかを検証するためのテスト項目を記載したものです。

成績書は、実際に結合テストを実行した際に記入するものです。

シスムテスト仕様書・成績書

仕様書は、システムを総合的に捜査して正しく動作するかを検証するために、テスト項目を記載したものを指します。

成績書は、システムテストを実行した際に記入するドキュメントです。

ドキュメント作成のコツ

最後に、ドキュメント作成が苦手な方に向けた、ドキュメント作成のコツをご紹介します。ドキュメント作成が苦手な方は、下記を意識して作成してみましょう。

ドキュメントは誰かに読んでもらうために作成する

ドキュメントは誰かに読んでもらうために作成することを意識します。読む人がいるからドキュメントを書く必要があるのです。

そのため、作成したドキュメントは読んだ人がしっかり理解でき、必要情報を得られることができる書き方を目指しましょう。

コツは、読んだ人が理解できることです。

自分だけが理解できても、読んだ人が理解できなければまったく意味のないドキュメントになってしまいます。

ドキュメントを作成する際は、常に誰か読み手がいることを意識することが大切です。

誰が読むのかを作成する人がイメージする

ドキュメントは、作成する人が読む人をイメージすることがコツです。このドキュメントは、読む人が何を知りたくて読むのか、何を求めているのか、知識がある人かどうか…など、できるだけ具体的にイメージすることが重要なのです。

たとえば、知識がある人が読む場合、専門用語をなるべく使って説明したほうがわかりやすいのに対して、同じ説明をよく知らない人が読んだ場合は、専門用語をできるだけ使わずに説明したほうが良いでしょう。

また、文章だけでなく、表や図で表現するなどの工夫をすることにより、読む人が自分の知識のレベルに合わせた読み方を選ぶことができます。

文字数をできるだけ少なくして簡潔に伝える

ドキュメントは、文字数をできるだけ最小限に抑えることにより、伝えたいメッセージが伝わりやすくなります。文字数を少なくし、簡潔に伝えるようにすることがコツです。

伝えたいことを文章で詰め込みすぎると、読みにくくなり、うまく伝わらないことがあります。

ですが、最小限の文字数を意識しすぎて、文脈がおかしくなってしまったり、情報が正しいものではなくなったりすると本末転倒なので注意が必要です。あくまでドキュメントは、ゴールに導くための手段のため、情報の正確さやドキュメント作成のコツなどは忘れずに意識しましょう。

区切りや冒頭ごとに目次を決める

目次の設定は、冒頭と各章の区切りに置くと読みやすくなります。冒頭に設置するのは、全体的にどのような話を進めていくのかを把握してもらうためです。

区切りに目次を設定することにより、資料の論点が変わっても、どこを読んでいるのかが読む人がわかりやすくなります。

また、目次はその情報が本当に必要なものかどうかの判断基準としても役立ちます。まず、ドキュメント作成前に目次を作ることをおすすめします。

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まとめ

ドキュメント作成を上手に行うには、こちらでご紹介したコツを意識することが大切です。それを抑えることにより、ドキュメント作成が苦手な方でも相手に伝わりやすいドキュメント作成ができるでしょう。

また、ドキュメントの内容によってそれぞれの特徴があるため、ドキュメントの特徴をよく知り、自分がどんな資料を作成したいのかを考えます。

ドキュメントの作成は、あくまでも目標を達成するための過程にすぎません。相手にしっかり伝わるドキュメント作成を目指し、ゴールを目指してくださいね。

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