これが無いと仕事にならない!フリーランスの必須ツールとそれぞれの使い方

フリーランスとして仕事を始める人は年々増加しています。

「これからフリーランスを目指したいけどどんなツールが必要なのか分からない」
「フリーランスになりもっと便利なツールを探している」

この記事を読んでいる中にも、そんな気持ちを持っている方はいるのではないでしょうか。

今回はそういった方に知ってほしいフリーランスに必須のツールとそれぞれの使い方についてご紹介します。

仕事探しを効率化するツール

フリーランスは自分で条件の合う仕事を探さないといけません。
そして、仕事を任せてもらえなければその月の収入が0なんてことも有り得ます。
では、そんな大事な仕事探しを効率化するツールとは一体どんなものでしょうか?

クラウドソーシング

クラウドソーシングとは、フリーランスの方に仕事を依頼したい企業と、仕事を受注したいフリーランスの方を繋ぐマッチングサイトです。
自分に合った条件の仕事を探し、見つかったら応募するといった形が殆どです。

今まで自分で営業をしなければならなかったことが、これらのサイトを使うことで簡単になり、仕事の効率が上がります。
納品や報酬の支払いまで全てオンライン上で行うことが出来たり、職種によってはスキルがなくても稼げたり、サイトの運営者が報酬の管理をするので未払いのトラブルを防げたりと沢山のメリットがあります。
しかし、その反面、顔を合わせて打ち合わせをすることがないので無理な発注をかけてくる企業もあるため仕事探しは慎重に行うことが大切です。

仕事に応募する際は、自分の実績・報酬について具体的に書きましょう。
簡単な文章だと大勢いる応募者の中から選んでもらうことが難しくなります。
もし、なんらかのトラブルが発生した場合のためにきちんと作業工程をメモに残しておくことも大切です。

使用方法

〇日本で最大級を誇るクラウドソーシングサイト「ランサーズ」の使用方法。

1.アカウント作成、登録。
2.仕事の応募、依頼、受注。
3.制作物の納品。
4.発注者から報酬を受け取る。

「ランサーズ」に限らず、クラウドソーシングサイトの大体がこの手順です。
まず、アカウントを登録してから条件の合う仕事を探し、期限までに制作物を納品したら報酬が振り込まれるというわけですね。
他にも「クラウドワークス」や「キャスタービズ」など、有名なクラウドソーシングサイトは多数有りますので、自分が使いやすいと感じるサイトを見つけてください。

確定申告の際に役立つツール

確定申告はフリーランスで働いている以上避けては通れない道です。
毎年の確定申告の準備に嫌気がさしている方も多いのではないでしょうか?

確定申告には二種類あり、青色の用紙で申告する場合と白色の用紙で申告する場合があります。
青色申告の方が白色申告よりも納税額が少なく済むのですが、白色申告よりも手間がかかるということで白色申告を選んでいた方も多いと思います。
しかし、法改正などを経て白色申告にも帳簿義務が課せられました。これで青色申告と白色申告の手間はあまり変わらなくなったのです。
しかし、どちらも面倒なことに変わりはありません。
そんな確定申告を少しでも快適に行うためにはクラウド会計ソフトが便利です。

クラウド会計ソフト

クラウド会計ソフトは更新の必要なくいつでも最新のバージョンで使用できることが特徴です。
そのため、法改正などがあってもインストールしなおしたり買い直したりする必要がありません。
また、クレジットカードや銀行口座との連携が出来るので入出金の履歴などが全て管理出来ます。

バックアップも今までの会計ソフトと違いクラウドサーバーに保管されるのでUSBなどに移し替える必要がなくなりました。
手作業で作ると数日かかる書類もソフトが自動で作ってくれるので、時間の節約にもなります。

使用方法

〇簡単で使い勝手が良いと評判の「freee」というクラウド会計ソフトで確定申告をする場合の使用方法。

1.事業に関連する収支がある口座を設定する。
2.いくつかある方法から取引を選択する。
3.入力内容の確認をする。
4.固定資産の減価償却・在庫棚卸・家事按分の決算処理を行う。
5.内訳情報を入力して決算書を作成する。
6.事業以外の所得や各種控除を入力し申告書を作成する。

「freee」の場合画面に手順が表示され、メールでのサポートも無料で受けられるので初めての方でも安心して使えるのではないでしょうか。
「MFクラウド会計」や「やよいの青色申告オンライン」など使いやすさ、無料サービスを重視した会計ソフトもおすすめです。

請求書作成に役立つツール

請求書は仕事を行う上で必ず必要になります。
しかし、これを毎回手作業で作っていると大変です。
請求書の作成を効率良く行うためには請求書作成ソフトが便利です。

請求書作成ソフト

請求書作成ソフトがあれば仕事を受ける流れに合わせて見積書を作り、そのデータに基づいて納品書など他の書類も作ることが出来ます。
また請求書作成ソフトがあれば過去のデータをそこで管理出来るので新たな依頼がきた時に確認が楽になります。
フリーランスの方は経理作業も自分1人でやらなければいけません。
しかし、請求書作成ソフトはクラウド会計ソフトと連携出来る場合が多いので、自動的に売掛金の仕分けが出来ます。
紙の場合に起こる紛失などのトラブルも防げるのでインストールしておくと便利でしょう。

使用方法

〇短時間で作成できるため企業でも導入されている「misoca」の使用方法。

1.「misoca」に登録、ログインする。
2.新しく請求書を作る を選択。
3.請求元情報とお得意様情報を入力する。
4.お支払い期限を入力する。
5.請求先を選択。
6.情報記入。

以上の手順のみで請求書が完成します。
「misoca」はスマホで請求書が作れるため、出先や急ぎの時でもすぐに相手に送ることができます。

メール配信も郵送もスマホ1つでできるので、慣れてしまえば作成から送信まで5分以内でできてしまいます。
フリーランスの方は仕事を受ける度に請求書が必要になるので、少しでも作業を快適にするために是非活用してみてください。

他にも「コベック 建築みつも郎12」や上記で紹介した「やよいの見積もり、納品、請求書」といった読本付き、消費税法改正対応などのサービスが付いているソフトもおすすめです。

タスク管理に役立つツール

仕事が増えてくると、管理が疎かになってしまいがちです。
特にフリーランスの方は自分で仕事を全て管理しなければならないので、気が付いたら納期が過ぎていたなどのトラブルが起きやすくなります。
そういった事態を未然に防ぐためには、依頼されている仕事の状態を分かりやすく管理出来るツールが必要です。

タスク管理ツール

タスク管理ツールを使用することで業務内容や進捗が明確になり、仕事の漏れを減らすことが出来ます。
複数のデバイスからアクセス出来るのも特徴で、たとえば出先で確認が必要になった時などに便利です。

使い始めの慣れていない時期だと使いにくいと感じて仕事の効率があまり上がらない可能性もありますが、自分で頻繁に確認、更新する癖を付けなければいけません。
また、これは殆どのツールにも言えることですが、情報漏洩などのデメリットもあります。
自分で使う範囲を決め、パスワードをしっかりとかけましょう。

使用方法

〇数多くあるタスク管理ツールの中でも評価の高い「Todoist」の使用方法。

1.「Todoist」を開いて「+」をクリックし、タスクを入力する。
2.納品予定日時を入力する。
3.サブタスクという早くに終わらせる予定のタスクを具体的に入力する。
4.タスクを分類するためのプロジェクトを作成し、分かりやすく整理する。
5.タスクに優先順位をつけて、計画的に仕事を進めていく。
6.納品したものから完了していく。

モバイルでも管理することができ、色別などで使用者が分かりやすくすることに長けた「Todoist」は予定管理が苦手な方におすすめです。
視覚的に優しい「JOOTO」、作業時間などを細かく設定できる「Wrike」もおすすめです。
管理の仕方は人それぞれなので、自分に合ったタスク管理ツールを見つけることが大切です。

勉強会に参加するために必要となるツール

フリーランスとして個人で働く以上、常に向上心を持つことが大切です。
また、人脈は仕事を得るためにも広く持つのが良いでしょう。
そのため、勉強会や交流の場に足を運ぶことが必要ですが、一体どこで情報を手に入れるのでしょうか?

勉強会、コミュニティサイト

自分の探しているジャンルの勉強会やコミュニティを探せるサイトを何個か覗いてみてください。
勉強会後に交流の場が設けられており、新たな知識を得る機会が準備されているなど今後にプラスになる場合もあります。
フリーランスは自ら動き情報を収集する力が求められる時があります。

いざという時に役立つように、勉強会、コミュニティサイトは常にチェックしておきましょう。
地方に住んでいる方はオンライン上の勉強会に参加するのもおすすめです。

使用方法

〇人気急上昇中の「Doorkeeper」の使用方法

1.「Doorkeeper」のアカウント作成、登録。
2.参加したいイベントを探し、「申し込む」をクリック。
3.必要事項を入力する。
4.有料イベントの場合は前払いか会場払いか確認し案内に従う。

「Doorkeeper」はアカウントの作成をしたくない方はメールアドレス入力でイベントに参加することができます。
2013年に作られた比較的に新しいサイトですが、IT系のイベントはこちらのサイトをベースに開催されていることが多くおすすめです。

長く運営されているため安心感のある「Connpass」や人気な勉強会が数多く開催されている「ATND」など、様々なサイトを覗いて気になるイベントがあれば積極的に参加していきましょう。

さいごに

いかがでしたか?
他にも職種別に必須なツールはありますが、共通して効率を上げるために必須なツールを簡単にご紹介しました。
使い慣れていないツールの場合使いこなすまでが大変だと思いますが、自分で意識して慣れていくしかありません。
メリット・デメリットをよく知ったうえでなにが自分に必要なのか見極めるのが重要です。
フリーランスは厳しい世界ですが、少しでも働きやすくなることを祈っています。