フリーランス必読!領収書の管理方法と領収書の豆知識

フリーランスとして仕事をする中で「領収書を自分自身で管理すること」は、避けて通ることのできない道です。
仕事と同時並行して領収書をすっきり仕訳管理できることが「デキるフリーランスの条件」と表現しても過言ではありません。
領収書はフリーランスの仕事の業務記録であると同時に、活動記録としての意味も持ちます。
そして、フリーランスとして受注した仕事で発生した報酬の課税にも大きく関わってきます。

フリーランスは知っておきたい領収書管理の基礎知識を3つのポイントで解説します。

フリーランスは知っておきたい領収書管理の3つのポイント

フリーランスは仕事を納期までに終わらせることが重要です。
しかし、納期までお仕事を済ませて報酬を受け取りお仕事終了というわけではありません。
報酬を受け取った後に領収書の仕訳をして管理するところまでが一区切りです。

学校で「遠足は家に帰宅するまでが遠足です」と習いませんでしたか。
習わなかったとしても、有名な学校行事に関する言葉として耳にした経験があるのではないでしょうか。
フリーランスも同じで、「領収書を仕分けして管理するまでがお仕事」なのです。
領収書の仕訳が終わったところで「よし、今回のお仕事は終了!」となります。

フリーランスの領収書管理というと、「税金が関わるから、かなりきっちり管理しておかなければいけない」という印象があるようですが、そんなことはありません。
基本的には自己流でOKです。
フリーランスの領収書管理の方法には、「こうしなければNG」という決まりがあるわけではありません。
多くのフリーランスがノートなどの小物を活用しながら、自己流で領収書の管理をしています。

ただ、このフリーランスが領収書の自己流管理方法を確立するまではけっこう時間がかかります。
そこで、フリーランスが領収書の自己流の管理法を確立するために役立つ3つのポイントだけは気にするようにしておきましょう。

3つのポイントでフリーランスの領収書管理を頑張っていると、やがて「領収書の管理はもっとこうした方がやりやすい」や「この領収書の管理方法はやり難いから、面倒なポイントを変えてみよう」と、いずれ自己流の領収書管理の方法が確立されるわけです。
どんどん領収書管理の知識もついてきます。

領収書の仕訳を効率よく行うためにも、フリーランスが心得ておきたい領収書管理のポイントは3つです。
「確認する」「まとめる」「取っておく」が、3つのポイントになります。

①フリーランスは領収書の管理前に確認しておく

受け取った領収書は必ず確認しておきましょう。
領収書置き場にポイと捨て置くことはNGです。
受け取ったらその場、ないしはできるだけ早く確認することが重要になります。
なぜなら、領収書を発行する側がミスをする可能性があるからです。

誰しもミスはあるものです。
領収書を発行してもらったから大丈夫だと、フリーランスは安心してはいけません。
領収書を確認すると、領収書の宛名が間違っていたり、日付や年号が間違っていたりすることがあります。
また、領収書に印紙が必要なのに、印紙が貼られていないというミスもあり得ます。

領収書を受け取っても、税金の手続きで領収書自体の間違いを指摘されては大変です。
受け取った領収書は必ず確認してから仕訳をし、管理するようにしましょう。
また、領収書のことや税金のことでわからないことが出たら、税務署や税理士に確認するようにしましょう。

②フリーランスは領収書やレシートをまとめて管理しておく

領収書やレシートは「まとめておく」ことがポイントです。
「当たり前のことでは」と思うかもしれませんが、ただ部屋の隅にまとめて山にしておくだけでは領収書管理ができているとは言えません。
どの程度まとめておく必要があるかというと、税理士や税務署に「この領収書はどれですか」「レシートはありますか」と確認された時に、すぐに「持って来ます」と対応し、見せることができる程度のおまとめが必要になります。

フリーランスは会社のように勤怠記録が残りません。
経理の方で領収書を処理してくれるわけでもありません。
領収書を一つの「記録」として、自分に管理しておくことが必要になります。
そして、会社での業務のように「この資料はどこだっけ」と確認があったら、即座に必要な記録(領収書)を抜き出せる程度の管理が必要になります。

では、具体的に「どうやってフリーランスは即座に領収書を抜き出せる(チェックに応じられる)ように管理したらいいのか」という方法です。
領収書管理の方法には、いくつかあります。
この中のどれかの方法で行わなければいけないという決まりはありません。
一通り試してみて、やりやすい管理方法を見つけて、どんどん自己アレンジしていきます。

(1)月ごとに管理する
例えば、ノートやジップロックを用意し、月ごとに貼りつけを行ったり、ステープラーで綴じてジップロックに入れておいたりします。
綴じてしまうのが嫌な人は、大きめのクリップなどでまとめるという方法もあります。
家計簿のようなシートを自作したり、実際の家計簿帳を流用したりして、書き込みながら必要なところに領収書を貼りつけし、管理するという方法をとっているフリーランスもいます。

(2)領収書やレシートの種類ごとに管理する
月や週ではなく、「電子機器」や「コピー用紙」などの、領収書の種類ごとに仕訳をして管理する方法です。
月ごとの管理方法と同じく、ノートやジップロック、クリップ、自作シートや家計簿帳などで特定の種類だけ管理します。

(3)仕事ごとに管理する
一つの取引先ごとに発生した領収書ごとに管理する方法です。
同じようにジップロックや自作シートなどを使って、仕事の種類や特定の取引先で発生した領収書の種類ごとに管理を行います。

③フリーランスは領収書とレシートを取っておく

領収書やレシートを仕分けし、確定申告も終了した。
これで一年の領収書管理は終了!・・・という訳ではありません。
フリーランスは領収書を決まった期間、保存管理する必要があるのです。
保存期間は「法人」と「個人事業主」で変わってきます。

法人の場合、基本的に7年間は保存が必要になります。
(参照 : https://www.nta.go.jp/users/hojin/index.htm

個人事業主の場合は、基本的に5年ないしは7年の保存が必要になります。
申告の種類や書類(帳簿)によって保存期間が変わってきます。
(参照 : https://www.nta.go.jp/users/kojin/index.htm

保存期間についても、わからないことがあれば、税金の手続き前に税務署や税理士に確認することをお勧めします。
「この領収書、ありますか」というチェックに対して「捨てました」では、大変です。

最後に

最後に、補足的にもう一つだけポイントをお話します。
基本的にフリーランスの領収書は「確認」「仕分けして自分のやりやすいように保存」「保存期間を守る」の3つのポイントが重要になります。

ただ、困りものなのは、保存期間を守ろうとすると、領収書によっては文字が薄れて「領収書はあるのですが読めません」という事態に陥ることがあります。
そこで、文字が消えそうな領収書は、なるべく電子データとして領収書そのものとセットで保存しておくと便利です。

フリーランスが3つのポイントをおさえて領収書の管理をしていると、やがて自己流の保存術が確立されます。
領収書の自己流保存術が確立された時が、「一人前のフリーランスになった瞬間」かもしれません。

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